La présente déclaration décrit les engagements et les procédures de protection des données personnelles liés à notre boutique en ligne. Elle précise les fondements des traitements, les droits reconnus aux personnes concernées et les garanties prévues par la réglementation applicable.
1. Objet et cadre réglementaire
Venceli (ci-après « nous ») présente dans cette déclaration les principes appliqués au traitement des données personnelles dans le cadre de la vente en ligne de meubles. Notre démarche vise à respecter le règlement (UE) 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD), ainsi que les dispositions françaises applicables en matière de protection des données. Cette déclaration complète notre Politique de confidentialité et notre Politique relative aux cookies. Elle n’a pas pour effet de restreindre les droits reconnus aux personnes concernées par la réglementation.
2. Identification du responsable et demandes
Nous déterminons les finalités et les moyens essentiels des traitements liés à la gestion des commandes, à la relation client et à l’exploitation de notre boutique en ligne. Les demandes relatives aux données personnelles peuvent être adressées à home@venceli.com ou aux coordonnées indiquées à la fin de cette déclaration. Les informations d’identification légale complètes du responsable du traitement doivent également être accessibles dans les mentions légales du site. Lorsqu’une désignation de représentant dans l’Union européenne ou de délégué à la protection des données est requise, les coordonnées correspondantes doivent être communiquées conformément aux obligations applicables ; aucune désignation n’est présumée sans vérification.
3. Principes de traitement
Nous cherchons à appliquer les principes de licéité, de loyauté et de transparence, de limitation des finalités, de minimisation des données, d’exactitude, de limitation de la conservation, d’intégrité et de confidentialité. Les données ne doivent être collectées que pour des objectifs déterminés, explicites et légitimes. Nous nous efforçons de limiter les informations demandées à ce qui est nécessaire pour répondre à une demande, exécuter une commande ou satisfaire une obligation légale. Les traitements doivent pouvoir être expliqués et justifiés à partir d’éléments documentés, conformément au principe de responsabilité prévu par le RGPD.
4. Catégories de données concernées
Selon les fonctionnalités utilisées, les données peuvent comprendre le nom, le prénom, les coordonnées de contact, l’adresse de livraison et de facturation, les références des meubles commandés, l’historique des achats, les informations nécessaires aux remboursements et les échanges avec le service client. Des données techniques peuvent également être traitées pour le fonctionnement et la sécurité du site, telles que l’adresse IP, les identifiants de session, les paramètres du navigateur et les événements techniques. Les informations de paiement sont limitées à celles nécessaires à la gestion de la transaction, à son suivi et aux obligations associées. Nous ne demandons pas la communication des codes confidentiels de paiement par courrier électronique.
5. Finalités des traitements
Les données personnelles sont utilisées pour présenter les meubles, enregistrer les commandes, vérifier les paiements, organiser les expéditions, répondre aux demandes des clients et gérer les retours ou remboursements. Elles peuvent aussi être nécessaires à la facturation, à la conservation des justificatifs comptables, à la sécurité des opérations et à la prévention des utilisations frauduleuses. Certaines finalités facultatives, telles que la mesure d’audience non exemptée ou la publicité personnalisée lorsqu’elles sont effectivement activées, nécessitent un examen distinct des conditions de consentement. Nous ne réutilisons pas librement les données pour des finalités incompatibles avec celles annoncées lors de leur collecte.
6. Bases juridiques des traitements
L’exécution d’une commande ou les mesures prises à la demande du client avant l’achat reposent principalement sur l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Les obligations comptables, fiscales et certaines obligations réglementaires reposent sur l’article 6, paragraphe 1, point c). La sécurité du site, la prévention de la fraude et la gestion proportionnée des litiges peuvent relever de l’intérêt légitime prévu à l’article 6, paragraphe 1, point f), sous réserve d’une analyse appropriée des intérêts en présence. Lorsque la réglementation exige le consentement, notamment pour certains traceurs facultatifs, le traitement repose sur l’article 6, paragraphe 1, point a). Chaque traitement doit être associé à une base juridique correspondant à sa finalité réelle.
7. Nécessité des informations demandées
Certaines informations sont indispensables pour conclure et exécuter une commande, notamment l’identification du destinataire, une adresse de livraison utilisable et des coordonnées permettant de résoudre une difficulté d’acheminement. Si ces éléments ne sont pas fournis, nous pouvons ne pas être en mesure d’accepter ou de livrer la commande. Les données facultatives doivent être distinguées des données obligatoires lorsque cela est pertinent. Nous cherchons à ne pas demander de renseignements sans rapport avec les meubles achetés ou le service sollicité. Les conditions de livraison figurent dans notre Politique de livraison.
8. Exactitude et rectification
Nous invitons les clients à vérifier les informations saisies lors de la commande et à signaler toute erreur. Lorsqu’une donnée est inexacte ou incomplète au regard de sa finalité, elle peut être rectifiée ou complétée sur demande, sous réserve des limites légales applicables. Une correction d’adresse après l’expédition peut être soumise à des contraintes matérielles de transport ; cette difficulté n’empêche pas l’exercice du droit de rectification des données détenues. Nous cherchons à conserver des informations à jour pendant la période où elles sont nécessaires au traitement concerné.
9. Gestion des commandes et des paiements
Les informations de commande sont utilisées pour confirmer les achats, établir les justificatifs nécessaires, préparer les meubles et suivre les opérations de paiement. Les règlements par Visa, Mastercard ou American Express sont traités au moyen des infrastructures de paiement utilisées sur la boutique. Nous pouvons disposer de références de transaction, d’informations de statut et des éléments nécessaires à un remboursement, sans demander aux clients de communiquer par courriel leurs données bancaires confidentielles. Les demandes de retour et de remboursement sont décrites dans notre Politique de retour, de remboursement et d’échange.
10. Acheminement et service client
Pour assurer la livraison, les informations strictement nécessaires peuvent être communiquées au transporteur chargé du colis, notamment le nom du destinataire, son adresse, ses coordonnées et les références d’expédition. Selon les opérations, DHL, UPS ou FedEx peuvent assurer le transport des meubles. Les échanges avec le service client peuvent être conservés afin de traiter les demandes, documenter les solutions apportées et répondre aux obligations de preuve. Les demandes d’annulation sont régies par notre Politique d’annulation de commande. Les informations communiquées doivent rester proportionnées à la prestation concernée.
11. Destinataires et encadrement des accès
L’accès aux données est réservé, dans la mesure nécessaire, aux personnes autorisées qui assurent les commandes, le service client, la comptabilité, la sécurité technique et la livraison. Certains prestataires intervenant dans l’hébergement, le paiement ou la logistique peuvent traiter des données pour fournir les fonctions nécessaires. Lorsque ces intervenants agissent en qualité de sous-traitants au sens du RGPD, les obligations de l’article 28 doivent être prises en compte, notamment par des instructions documentées et des engagements appropriés. D’autres intervenants peuvent être responsables de leurs propres traitements lorsqu’ils déterminent leurs finalités de manière autonome. Nous cherchons à limiter les accès et les communications au besoin réel.
12. Transferts hors de l’Espace économique européen
Des données peuvent, selon l’organisation effective des services techniques et opérationnels, être accessibles ou traitées depuis des territoires situés hors de l’Espace économique européen. Lorsqu’un transfert de données personnelles relève du chapitre V du RGPD, il doit s’appuyer sur un mécanisme autorisé, tel qu’une décision d’adéquation applicable ou des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types lorsque celles-ci conviennent à la situation. Des mesures complémentaires peuvent être nécessaires après une analyse des risques du transfert. Les personnes concernées peuvent demander des renseignements sur les garanties pertinentes et sur les moyens d’en obtenir une copie ou d’y accéder. Les mécanismes réellement utilisés doivent correspondre aux flux constatés.
13. Durées de conservation et suppression
Les données sont conservées pendant une période proportionnée aux finalités poursuivies. Les informations relatives aux commandes restent nécessaires durant l’exécution du contrat puis, le cas échéant, pendant les délais utiles à la preuve et aux recours. Les documents comptables soumis à une obligation de conservation peuvent être gardés dix ans lorsque les dispositions applicables le prévoient. Les échanges de service client sont conservés le temps nécessaire au traitement et au suivi des demandes, puis selon les obligations ou intérêts légitimes justifiés. Les données liées à des traitements facultatifs doivent faire l’objet de durées propres à leur finalité. À l’issue des périodes pertinentes, nous procédons à leur suppression ou à leur anonymisation, sous réserve des obligations légales et contraintes techniques justifiées.
14. Droit d’accès
Vous pouvez demander la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou non traitées. Lorsqu’un traitement existe, vous pouvez obtenir les informations prévues par l’article 15 du RGPD et, dans les conditions légales, une copie des données concernées. Cette communication doit tenir compte des droits et libertés d’autres personnes. Pour faciliter la recherche, vous pouvez préciser l’adresse électronique associée à la commande et les opérations concernées. Nous ne demandons que les éléments raisonnablement nécessaires à l’identification de votre dossier.
15. Droits de rectification et d’effacement
Vous pouvez demander la correction de données inexactes et, dans les conditions de l’article 17 du RGPD, leur effacement. Le droit à l’effacement n’est pas absolu : certaines données peuvent devoir être conservées pour respecter une obligation légale, constater, exercer ou défendre des droits en justice, ou répondre à une autre exception prévue par la réglementation. Lorsqu’un effacement complet ne peut pas être effectué, nous cherchons à expliquer les raisons juridiques pertinentes et à limiter les traitements aux finalités encore autorisées. La rectification et l’effacement sont examinés au regard de chaque catégorie de données concernée.
16. Limitation, opposition et portabilité
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander la limitation du traitement de certaines données, notamment pendant la vérification de leur exactitude ou dans d’autres situations légalement définies. Vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à certains traitements fondés sur un intérêt légitime, sous réserve des motifs légitimes impérieux ou autres exceptions prévues par la loi. Lorsque les conditions de l’article 20 sont réunies, vous pouvez recevoir certaines données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable lorsque cela est techniquement possible. Chaque demande est appréciée selon son fondement juridique et les conditions applicables.
17. Consentement et retrait
Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, celui-ci doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Vous pouvez le retirer à tout moment pour l’avenir, sans remettre en cause la licéité des opérations réalisées auparavant sur la base d’un consentement valable. Le retrait doit être aussi simple que l’expression initiale du consentement. Les règles particulières relatives aux cookies et aux autres traceurs sont décrites dans notre Politique relative aux cookies. Les traitements nécessaires à l’exécution d’une commande ou à une obligation légale peuvent continuer lorsqu’ils disposent d’une autre base juridique valable.
18. Modalités et délais de réponse aux demandes
Pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à home@venceli.com en indiquant l’objet de votre demande et les informations utiles pour retrouver les données concernées. Si nous avons un doute raisonnable sur l’identité du demandeur, nous pouvons solliciter des renseignements complémentaires proportionnés. Nous répondons en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en raison de la complexité ou du nombre des demandes, à condition d’en informer la personne concernée dans le premier mois en précisant les motifs de la prolongation. L’exercice des droits est en principe gratuit, sous réserve des exceptions prévues par le RGPD.
19. Sécurité et confidentialité
Nous cherchons à mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au niveau de risque des traitements, conformément à l’article 32 du RGPD. Ces mesures peuvent comprendre la protection des communications par chiffrement, la gestion des autorisations, des contrôles d’accès, la limitation des privilèges et des procédures de suivi des incidents. Leur nature dépend des données traitées, des moyens utilisés et des risques identifiés. Nous cherchons à préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations sans présenter la sécurité comme une garantie absolue contre tout incident.
20. Violations de données personnelles
Lorsqu’un incident de sécurité implique des données personnelles, nous devons apprécier s’il constitue une violation au sens du RGPD, en documenter les éléments pertinents et évaluer les risques pour les personnes concernées. Si les conditions de l’article 33 sont réunies, une notification à l’autorité de contrôle compétente doit être effectuée dans les délais légaux, si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance. Lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, l’information de celles-ci est organisée conformément à l’article 34, sous réserve des exceptions légales. Les mesures prises dépendent de la nature de l’incident et de ses conséquences prévisibles.
21. Protection des données dès la conception
Lorsqu’un nouveau traitement est envisagé ou qu’un traitement existant est modifié, nous cherchons à intégrer les principes de minimisation et de sécurité dès sa conception et par défaut. Les données collectées, les durées de conservation, les droits d’accès et les fonctions activées doivent être examinés au regard de la finalité poursuivie. Si un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, une analyse d’impact relative à la protection des données doit être envisagée dans les conditions de l’article 35 du RGPD. Les obligations de documentation et de contrôle interne doivent être adaptées aux activités réellement exercées.
22. Décisions automatisées et profilage
Certaines opérations techniques peuvent contribuer à détecter des anomalies ou des risques liés aux transactions. Nous ne présentons pas ces mécanismes comme des décisions entièrement automatisées produisant systématiquement des effets juridiques ou des effets significatifs similaires sur les clients. Si un traitement relevant de l’article 22 du RGPD devait être mis en œuvre, les informations requises sur son fonctionnement, sa portée et les garanties correspondantes devraient être communiquées. Les personnes concernées peuvent demander des précisions sur les traitements qui les affectent, dans les limites prévues par la réglementation.
23. Réclamation et recours
Si vous estimez qu’un traitement de vos données personnelles ne respecte pas vos droits, vous pouvez nous contacter pour demander des explications ou exercer les droits prévus par le RGPD. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), autorité française de contrôle, ou auprès d’une autre autorité compétente selon votre situation. L’exercice de ce recours n’exige pas nécessairement une réponse préalable de notre part. Les voies de recours juridictionnelles prévues par la réglementation restent accessibles dans les conditions applicables.
24. Actualisation de la déclaration
Cette déclaration peut évoluer afin de refléter des changements dans les traitements, les fonctionnalités de la boutique ou les exigences réglementaires. La version accessible sur cette page présente les informations mises à disposition des visiteurs au moment de leur consultation. Lorsqu’une modification substantielle impose une information spécifique ou le recueil d’un nouveau consentement, nous devons accomplir ces démarches avant le traitement concerné. Une mise à jour de la déclaration ne remplace pas les obligations d’information à satisfaire au moment de la collecte.
25. Coordonnées et horaires du service client
Pour toute demande relative au traitement de vos données, à l’exercice de vos droits ou à une commande, vous pouvez utiliser les coordonnées suivantes :
Service international / Entrepôt de retour
Adresse de contact : 635 N Roosevelt Ave，Fresno，CA 93728, États-Unis
E-mail du service client : home@venceli.com
Téléphone du service client : +1 (559) 927-4506
Horaires du service client : du lundi au vendredi, de 09:00 à 12:30 et de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale, CET/CEST selon la saison).